Khi kiểm tra kĩ hoá đơn, không phải là không phát hiện ra các trường hợp sai khác giữa hoá đơn điện tử XML và PDF. Điều này đặt ra câu hỏi nên sử dụng theo hoá đơn nào?
1, XML hay PDF có giá trị?
Tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).”
Tại Công văn 1152/TCT-CS ngày 5/4/2023, Tổng cục Thuế hướng dẫn:
“File XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.”
👉 Như vậy, đã có quy định rõ ràng về định dạng hóa đơn phải là XML, do đó chỉ có file XML mới có giá trị pháp lý.
👉 Trong trường hợp file PDF sai khác với file XML thì sử dụng file XML do trên file này có chữ ký của bên bán.
2, File XML rất dễ sửa nên không đáng tin cậy?
Tại khoản 7 Điều 10 Nghị định 123 quy định:
“7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:…b) Đối với hóa đơn điện tử:Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
👉 Như vậy, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán.
Tại khoản 11 và 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:
“11. Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”
👉 Chữ ký số có các đặc điểm sau:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể với thông điệp dữ liệu (file được kí).
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu (file được kí)
👉 Do đảm bảo tính toàn vẹn, mọi thay đổi với thông điệp dữ liệu sau khi kí đều được phát hiện. Hiện nay, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia thuộc Bộ Thông tin & Truyền thông đã hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn cho thông điệp dữ liệu được kí số tại website digisign.neac.gov.vn.
🚨 Có ý kiến cho rằng sau khi sửa xong thì bên bán kí lại sẽ vượt qua được kiểm tra tính toàn vẹn. Tuy nhiên, khi bên bán đã kí thì bên bán phải chịu trách nhiệm với chữ kí đó do nó thể hiện sự chấp thuận của bên bán với file hóa đơn. Bên mua hoàn toàn sử dụng hóa đơn này, nếu phát sinh vấn đề thì bên bán phải chịu trách nhiệm với hóa đơn do bên bán đã kí.
3, Hạn chế rủi ro hóa đơn bị sửa đổi thế nào?
Thông thường, người mua chỉ kiểm tra hóa đơn PDF mà ít ngó ngàng tới hóa đơn XML. Điều này có thể dẫn tới một số rủi ro như: hóa đơn PDF sai khác với XML do lỗi phần mềm của bên bán/T-VAN, hóa đơn PDF đã bị cố ý chỉnh sửa (từ cả phía bên bán hoặc nhân viên bên mua).
Để xử lý vấn đề này, kế toán có thể áp dụng một số chốt kiểm soát sau:
✔ Trường hợp chỉ kiểm tra bản PDF in ra, yêu cầu người đề nghị thanh toán kí và chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi hóa đơn, đảm bảo hóa đơn giấy khớp với hóa đơn điện tử.
✔ Trường hợp điều kiện cho phép (về nhân lực, thời gian,…), bỏ qua file PDF do bên bán cung cấp và chỉ kiểm tra file XML:
🚩 Bước 1: Kiểm tra tính toàn vẹn của file XML.
🚩 Bước 2: Sử dụng tính năng “Đọc hóa đơn XML” trên website của TCT (hoadondientu.gdt.gov.vn) để hiển thị thông tin hóa đơn.
🚩 Bước 3: Tại chính tính năng này, có thể bấm tiếp “Kiểm tra thông tin hóa đơn” để kiểm tra liệu rằng hóa đơn đã được cấp mã (với hóa đơn có mã)/gửi cho CQT (với hóa đơn không mã).
Theo dõi các bài viết khác thuộc chuyên mục Khuyến nghị tại: