Trích trước chi phí: Để thôi nhầm lẫn

Trích trước vào chi phí có thể hiểu đơn giản là ghi nhận chi phí khi khoản chi phí đó chưa được thanh toán. Trong khi đó, theo pháp luật thuế TNDN và GTGT, thanh toán không dùng tiền mặt là một điều kiện quan trọng để được tính chi phí và thuế GTGT đầu vào. Bài viết này sẽ tổng hợp các quy định về kế toán và thuế liên quan đến trích trước chi phí để giúp bạn đọc có cái nhìn tổng thể về vấn đề này.

1, Trích trước vào chi phí

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) quy định:

“Phù hợp

06. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.”

👉 Phù hợp là một nguyên tắc cơ bản của kế toán. Nguyên tắc này yêu cầu phải ghi nhận đầy đủ các chi phí góp phần tạo ra doanh thu đã ghi nhận trong kỳ, bao gồm cả chi phí phải trả (chi phí chưa đến hạn thanh toán, chưa phải thanh toán do chưa có đủ hóa đơn/hồ sơ,…). Điều này cũng phù hợp với nguyên tắc dồn tích (ghi nhận không phụ thuộc vào thời điểm thực tế chi tiền) và nguyên tắc thận trọng (ghi nhận chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh).

🚨 Trích trước chi phí chưa phải trả không phải là tuỳ chọn mà là quy định phải tuân thủ.

Điều 82 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

“2. Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.”

👉 Kể cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán, chi phí cũng phải được ghi nhận khi có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh.

Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

“1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.

[…]

b) Kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:

- Các khoản dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng thường chưa xác định được thời gian thanh toán cụ thể; Các khoản chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại chắc chắn về thời gian phải thanh toán

- Các khoản dự phòng phải trả thường được ước tính và có thể chưa xác định được chắc chắn số sẽ phải trả (ví dụ khoản chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng); Các khoản chi phí phải trả xác định được chắc chắn số sẽ phải trả;

- Trên Báo cáo tài chính, các khoản dự phòng phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả thương mại hoặc phải trả khác.

- Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Các khoản phải trả chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này để đảm bảo khi phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh được phản ánh là dự phòng phải trả.

[…]

d) Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.”

👉 Kể cả khi thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, chi phí cũng phải được ghi nhận khi phát sinh (hàng hóa dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua).

👉 Nếu khoản phải trả chưa chắc chắn về số tiền hoặc thời gian phải thanh toán thì hạch toán dự phòng. Yếu tố chưa chắc chắn (uncertainty) ở đây cần được hiểu là thiếu cơ sở để xác định, chỉ có thể được ước tính dựa trên xác suất (probability). Nếu số tiền hoặc thời gian được xác định một cách có cơ sở (ví dụ như dựa trên hợp đồng) thì phải ghi nhận phải trả, không hạch toán dự phòng.

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung) quy định:

“2.20. Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết.

…Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh đã ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng chưa phát sinh đầy đủ chi phí thì được trích trước các khoản chi phí theo quy định vào chi phí được trừ tương ứng với doanh thu đã ghi nhận khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải tính toán xác định chính xác số chi phí thực tế căn cứ các hoá đơn, chứng từ hợp pháp thực tế đã phát sinh để điều chỉnh tăng chi phí (trường hợp chi phí thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích trước) hoặc giảm chi phí (trường hợp chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích trước) vào kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng.”

👉 Pháp luật thuế cũng cho phép thực hiện trích trước các khoản chi phí tương ứng với doanh thu đã ghi nhận khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

TỔNG KẾT:

Như vậy, khi phát sinh doanh thu đã ghi nhận nhưng chi phí tương ứng chưa được ghi nhận thì phải đánh giá về khả năng phát sinh để ghi nhận tương ứng. Nếu chắc chắn phát sinh (VD: hàng hóa, dịch vụ đã được bán/cung cấp) thì:

🚩 Nếu chắc chắn về số tiền phải trả và thời gian phải trả: Hạch toán chi phí (trích trước) và chi phí phải trả, kể cả trong trường hợp chi phí chưa đến hạn thanh toán, chưa phải thanh toán do chưa có đủ hóa đơn/hồ sơ,…

🚩Nếu chưa chắc chắn về số tiền phải trả hoặc thời gian phải trả: Hạch toán chi phí dự phòng và dự phòng phải trả.

Ví dụ 1: Hóa đơn tiền điện tháng 12 được lập và gửi cho doanh nghiệp sử dụng điện vào tháng 1 năm sau. Tại ngày 31/12, doanh nghiệp phải dự toán chi phí tiền điện tháng 12 và trích trước vào chi phí.

Ví dụ 2: Tiền thuê nhà trả theo định kỳ năm (tháng 7 năm nay đến tháng 6 năm sau) và chỉ phải trả vào cuối kỳ. Tại ngày 31/12, doanh nghiệp phải tính toán tiền thuê nhà của 6 tháng theo quy định tại hợp đồng để hạch toán vào chi phí.

🚨 Lưu ý: Điều kiện để trích trước:

✔ Phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) 

✔ Phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ

✔ Đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh

✔ Thực tế phát sinh

✔ Đảm bảo tương ứng với doanh thu được ghi nhận trong kỳ

2, Thuế GTGT khi trích trước

Điểm c khoản 3 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định:

“c) Đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hoá, dịch vụ mua từ hai mươi triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ bằng văn bản, hoá đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”

Khi hạch toán vào chi phí:

🚩  Nếu đã có hóa đơn GTGT, kể cả chưa thanh toán do chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng: hạch toán, kê khai thuế GTGT đầu vào.

🚩  Nếu chưa có hóa đơn GTGT: chỉ hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ (không gồm thuế GTGT).

3, Xử lý khi thanh toán

Tại Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

“3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

… e) Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, ghi:

Nợ các TK 623, 627 (nếu số phát sinh lớn hơn số trích trước)

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả (số đã trích trước)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334

Có các TK 623, 627 (nếu số phát sinh nhỏ hơn số trích trước).”

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78 (đã được sửa đổi, bổ sung) quy định:

“2.20. Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết.

…Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh đã ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng chưa phát sinh đầy đủ chi phí thì được trích trước các khoản chi phí theo quy định vào chi phí được trừ tương ứng với doanh thu đã ghi nhận khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải tính toán xác định chính xác số chi phí thực tế căn cứ các hoá đơn, chứng từ hợp pháp thực tế đã phát sinh để điều chỉnh tăng chi phí (trường hợp chi phí thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích trước) hoặc giảm chi phí (trường hợp chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích trước) vào kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng.”

Với trường hợp trích trước khi chưa có đủ hóa đơn hoặc hồ sơ, đến khi có đủ căn cứ để xác định số tiền chính xác, thực hiện tăng chi phí hoặc giảm chi phí tại kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng. Không cần kê khai bổ sung kỳ tính thuế đã thực hiện trích trước.

Ảnh: drazenzigic @ Freepik