Khoán chi điện thoại được hiểu là khoản chi bằng tiền có tính phụ cấp cho cá nhân để hỗ trợ chi phí cước điện thoại liên lạc. Đây là khoản chi không có hoá đơn, do đó pháp luật thuế ràng buộc thêm một số điều kiện với khoản chi này.
1, Thuế TNDN
Tại tiết 2.6 Điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về các Khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:
“2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:a) Chi tiền lương, tiền công và các Khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty....”
👉 Thông tư 96 không đề cập cụ thể đến khoản chi điện thoại.
Tại Công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/03/2016, Tổng cục Thuế dẫn chiếu quy định trên và hướng dẫn:
“- Về Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khixác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”
Tại Công văn 6608/CT-TTHT ngày 06/07/2018, Cục Thuế TP.HCM cũng hướng dẫn:
“Căn cứ các quy định trên, trường hợp theo Bà trình bày Công ty có khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động, nếu mức khoán chi này thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản khoán chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi.”
Tại Công văn 2731/CT-TTHT ngày 18/01/2018, Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn:
“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty thực hiện thanh toán tiền đi lại, phụ cấp (điện thoại, xăng xe..,) cho người lao động đi công tác theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì Công ty được tính khoản khoán chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC.”
👉 Như vậy, khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân có thể thực hiện chi theo hình thức khoán chi, không cần hóa đơn với điều kiện:
- Quy định cụ thể tại một trong các văn bản quy định nội bộ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế thưởng
- Ghi rõ tại quy định: 1) Điều kiện được hưởng và 2) Mức được hưởng (Pháp luật không giới hạn mức chi)
- Sử dụng chứng từ chi (không cần hóa đơn đầu vào)
🚨 Lưu ý: Pháp luật cũng không hạn chế việc doanh nghiệp chi tiền điện thoại theo hóa đơn thực tế phát sinh (ví dụ, doanh nghiệp mua sim điện thoại đứng tên doanh nghiệp và giao cho cá nhân sử dụng). Trong trường hợp này, hóa đơn phải ghi thông tin người mua là doanh nghiệp.
2, Thuế TNCN
Tại điểm đ, g khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công bao gồm:
“đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:…đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:…đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.…”
Tại Công văn 4523/CTTPHCM-TTHT ngày 11/5/2021, Cục Thuế Hồ Chí Minh hướng dẫn:
“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty theo trình bày chi tiền điện thoại cho người lao động theo mức khoán chi, có quy định cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại Quy chế tài chính của Công ty, đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”
Tại Công văn 28810/CTHN-TTHT ngày 17/5/2024, Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn:
“- Đối với thuế TNCN: Nếu mức chi này phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động.Trường hợp mức chi nêu trên cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”
👉 Như vậy:
- Đối với khoán chi:
- Nếu phù hợp với quy định nội bộ: Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Nếu chi cao hơn mức quy định: Phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Đối với chi theo hóa đơn: NLĐ thực hiện công việc của doanh nghiệp, không phải là lợi ích được hưởng nên không chịu thuế TNCN.