Ghi thông tin người mua trên hoá đơn của Chi nhánh như thế nào?

Vì nhiều nguyên nhân, đơn vị phụ thuộc muốn sử dụng hoá đơn ghi tên trụ sở chính để ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế GTGT hoặc ngược lại. Cùng MyVietnamTax thảo luận về tính phù hợp với quy định pháp luật của vấn đề này trong bài viết sau đây.

1, Chi nhánh khai thuế GTGT như thế nào?

Tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (NĐ 126) quy định:

“2. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với người nộp thuế có hoạt động, kinh doanh trên nhiều địa bàn cấp tỉnh khác nơi người nộp thuế có trụ sở chính theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế thực hiện hạch toán tập trung tại trụ sở chính (trừ các trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4, khoản 5 và khoản 6 Điều này) tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính.”

Tại Công văn 5189/TCT-CS năm 2020 của Tổng cục Thuế (TCT) giới thiệu điểm mới NĐ 126 làm rõ hơn về vấn đề này:

“Điểm mới 6: Sửa đổi quy định trường hợp người nộp thuế hạch toán tập trung tại trụ sở chính nhưng có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại đơn vị hành chính cấp tỉnh khác nơi có trụ sở chính thì người nộp thuế khai thuế tại trụ sở chính và tính thuế, phân bổ nghĩa vụ thuế phải nộp theo từng địa phương nơi được hưởng nguồn thu ngân sách nhà nước (Khoản 2 Điều 11).”

Tại khoản 4 Điều 13 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định:

“4. Đối với đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng, sử dụng hoá đơn do đơn vị phụ thuộc đăng ký hoặc do người nộp thuế đăng ký với cơ quan thuế quản lý đơn vị phụ thuộc, theo dõi hạch toán đầy đủ thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào thì đơn vị phụ thuộc khai thuế, nộp thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị phụ thuộc.”

👉 Như vậy, chi nhánh trực tiếp bán hàng thì có thể khai thuế riêng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, không nhất thiết khai chung với trụ sở chính. Riêng trường hợp hạch toán tập trung tại trụ sở chính (không theo dõi riêng được thuế GTGT đầu ra, đầu vào của chi nhánh) thì khai thuế chung với trụ sở chính.

Đối với các đơn vị phụ thuộc khác như chi nhánh không trực tiếp bán hàng, văn phòng đại diện thì khai thuế chung với trụ sở chính.

2, Ghi thông tin người mua trên hóa đơn như thế nào?

2.1, Nguyên tắc chung

Từ Luật Thuế GTGT cho đến Nghị định 209/2013/NĐ-CP và Thông tư 219/2013/TT-BTC chỉ quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là có hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào – không quy định về tên của người mua trên hóa đơn.

Tuy nhiên, các văn bản pháp luật trên cũng quy định chỉ được khấu trừ toàn bộ đối với thuế GTGT đầu vào của HHDV sử dụng cho sản xuất, kinh doanh HHDV chịu thuế.

👉 Do đó, về mặt nguyên tắc, đơn vị chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến HHDV mà đơn vị mình mua để phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh của đơn vị mình. Theo đó, hóa đơn đầu vào phải ghi tên người mua là đơn vị sử dụng hóa đơn đó để khấu trừ.

2.2, Trường hợp Chi nhánh kê khai thuế riêng

2.2.1, Cách ghi hoá đơn

Chi nhánh kê khai thuế riêng phải sử dụng hóa đơn đầu vào ghi thông tin của Chi nhánh.

Vấn đề này được TCT hướng dẫn trong một số văn bản sau:

+ Tại Công văn 3049/TCT-KK ngày 29/7/2015, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

“Chi nhánh Công ty cổ phần Thế giới di động tại tỉnh Yên Bái là đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Công ty cổ phần Thế giới di động, vì vậy đối với các hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ ghi tên người mua là Chi nhánh tại tỉnh Yên Bái, nhưng do Công ty cổ phần Thế giới di động thanh toán, nếu các hàng hóa, dịch vụ mua vào này phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tại tỉnh Yên Bái, thì Chi nhánh Công ty cổ phần Thế giới di động tại tỉnh Yên Bái được kê khai, khấu trừ.”

+ Tại Công văn 2189/TCT-KK ngày 23/5/2016, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

“a) Công ty (trụ sở chính tại tỉnh Bình Dương) có Chi nhánh đóng trụ sở tại thành phố Hà Nội; Chi nhánh hạch toán phụ thuộc, được cấp mã số thuế 13 số và kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế tại Cục Thuế thành phố Hà Nội, trực tiếp bán hàng và có phát sinh doanh thu bán hàng với hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra ghi tên và mã số thuế của Chi nhánh thì Chi nhánh được Cục Thuế thành phố Hà Nội xét hoàn số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết theo quy định.”

🚨 Lưu ý: Trường hợp sử dụng hóa đơn ghi tên trụ sở chính, TCT đã có công văn hướng dẫn vv không được sử dụng để khấu trừ.

Cụ thể, tại Công văn 2421/TCT-KK ngày 26/6/2014 hướng dẫn:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Nhà máy chế biến kim loại mầu Sơn La là đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc (mã số thuế 13 số) cùng địa bàn với trụ sở chính là Công ty cổ phần Khoáng sản Tây Bắc. Công ty cho phép Nhà máy được ký hợp đồng mua một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất (theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 70/QĐ-HĐQT ngày 01/11/2011 của Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động Nhà máy chế biến kim loại màu Sơn La - Giai đoạn sản xuất kinh doanh). Hàng tháng, Nhà máy tổng hợp các chứng từ chi tiêu, báo cáo và quyết toán với Công ty để kê khai thuế GTGT tập trung tại Công ty. Trường hợp, trên các hóa đơn, chứng từ mua hàng nêu trên ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán của Nhà máy kim loại mầu Sơn La thì Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với những hóa đơn này. Mặt khác, Nhà máy chế biến kim loại màu Sơn La cũng không thuộc đối tượng nhận ủy quyền để được kê khai, khấu trừ như Điểm 11 Điều 14 Thông tư số 06/2012/TT-BTC nêu trên.”

2.2.2, Về vấn để tư cách pháp nhân của chi nhánh

Vấn đề vướng mắc lớn trong trường hợp này là hóa đơn ghi tên người mua theo hợp đồng nhưng chủ thể của hợp đồng thì phải là pháp nhân, trong khi chi nhánh không có tư cách pháp nhân.

Để vừa đảm bảo hiệu lực về mặt chủ thể của hợp đồng, vừa tạo điều kiện lập hóa đơn cho chi nhánh, hợp đồng nên quy định rõ người mua là pháp nhân (doanh nghiệp) nhưng người trực tiếp thực hiện mua là chi nhánh và bên bán cần hóa đơn cho chi nhánh. Điều này vẫn đảm bảo phù hợp với quy định tại Luật Doanh nghiệp là “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp” (khoản 1 Điều 44), cụ thể ở đây là thực hiện mua HHDV theo hợp đồng kí kết.

Vấn đề này được hướng dẫn tại Công văn 2196/TCT-KK ngày 20/5/2019 của Tổng cục Thuế như sau:

“Căn cứ các quy định nêu trên và theo báo cáo của Cục Thuế tỉnh Thái Nguyên về tình hình thực tế quản lý của Công ty CP dịch vụ năng lượng SBM đối với Chi nhánh tại tỉnh Thái Nguyên:

Trường hợp Công ty CP dịch vụ năng lượng SBM - Chi nhánh Thái Nguyên là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hoạt động theo ủy quyền của Công ty CP dịch vụ năng lượng SBM theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 0107541467-002 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp; Chi nhánh Thái Nguyên là đại diện của Công ty thực hiện các hoạt động mua bán điện của Công ty, sử dụng tài khoản ngân hàng của Công ty để thanh toán trong các hoạt động này theo sự ủy quyền hợp pháp của Công ty thì: Cục Thuế tỉnh Thái Nguyên căn cứ các quy định của pháp luật về thuế GTGT và pháp luật về doanh nghiệp nêu trên để giải quyết các hồ sơ hoàn thuế GTGT của Chi nhánh theo đúng quy định.”

🚨 Lưu ý: Đối với hóa đơn đầu vào ghi thông tin của chi nhánh trực tiếp bán hàng thì chỉ được kê khai khấu trừ tại chi nhánh, không được dùng để khấu trừ tại TSC.

Tại Công văn 3544/CT-TTHT ngày 20/4/2016, Cục Thuế TP.HCM hướng dẫn:

“Trường hợp Tổng Công ty trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh có các cửa hàng quần áo thời trang - đơn vị trực thuộc, hạch toán phụ thuộc đặt tại các tỉnh, thành phố khác có phát sinh hoạt động kinh doanh bán hàng hóa thì các đơn vị trực thuộc phải thực hiện kê khai thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trực thuộc. Đối với các hóa đơn đầu vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc thì ghi tên, mã số thuế của đơn vị trực thuộc và kê khai khấu trừ thuế tại đơn vị trực thuộc. Việc Tổng Công ty theo trình bày sử dụng các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí phát sinh tại các đơn vị trực thuộc đặt tại các tỉnh, thành phố khác để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại trụ sở chính là không đúng quy định.”

2.3, Trường hợp đơn vị phụ thuộc khai thuế chung với trụ sở chính

Trong trường hợp này, hóa đơn đầu vào phải ghi thông tin người mua là trụ sở chính.

Tuy nhiên, trong trường hợp này, cơ quan thuế cũng chấp nhận hóa đơn ghi thông tin đơn vị phụ thuộc được dùng để khai thuế tại TSC.

Một số công văn của cơ quan thuế như sau:

Tại Công văn 75036/CT-TTHT ngày 7/12/2016, Cục Thuế TP.Hà Nội hướng dẫn:

“Căn cứ quy định trên, trường hợp văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh, không có hoạt động thu chi nhưng có phát sinh việc mua hàng hóa phục vụ cho mục đích hoạt động của văn phòng đại diện được xuất trực tiếp theo tên và mã số thuế của Công ty thì tất cả các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện được chuyển về trụ sở chính để kê khai thuế, tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng được điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính nêu trên.”

Tại Công văn 921/CT-TTHT ngày 7/2/2017, Cục Thuế TP.HCM hướng dẫn:

“Trường hợp của Công ty theo trình bày, có Chi nhánh là đơn vị trực thuộc tại quận Bình Tân, kê khai thuế GTGT chung với Công ty thì Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn GTGT đầu vào mang tên Chi nhánh nếu đáp ứng các nguyên tắc và điều kiện được khấu trừ theo quy định.”

Tại Công văn 26994/CT-TTHT ngày 26/4/2019, Cục Thuế TP.Hà Nội hướng dẫn:

“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Tiger Logistics & Trading (sau đây gọi là Công ty) có thành lập chi nhánh trong TP Hồ Chí Minh, chi nhánh không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu và hạch toán phụ thuộc, thực hiện kê khai tập trung tại trụ sở chính ở Hà Nội thì Cục Thuế TP Hà Nội hướng dẫn nguyên tắc như sau:

1. Tiêu thức “tên, địa chỉ, MST của người mua” trên hóa đơn được viết theo đúng theo thông tin của bên mua hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trong thỏa thuận giao dịch mua bán hàng hóa (trường hợp mua hàng không có hợp đồng). Đề nghị Công ty căn cứ vào hướng dẫn trên để xác định hóa đơn đã lập có phù hợp hay không.

2. Trường hợp Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu, thực hiện kê khai tập trung tại trụ sở chính Hà Nội thì các chi phí quản lý phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của Chi nhánh có hóa đơn GTGT đầu vào mang tên, địa chỉ, mã số thuế của Chi nhánh thì được kê khai khấu trừ thuế GTGT ở trụ sở chính nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.”

TỔNG KẾT:

+ Trường hợp Chi nhánh kê khai riêng: Hoá đơn phải ghi thông tin người mua là chi nhánh. Hợp đồng kí với pháp nhân nên nêu rõ đơn vị được doanh nghiệp giao trực tiếp mua là chi nhánh để có cơ sở lập hoá đơn.

+ Trường hợp Chi nhánh kê khai chung: Hoá đơn có thể ghi thông tin người mua là trụ sở chính và chi nhánh.{alertInfo}

Ảnh: Drazen Zigic @ Freepik