Hóa đơn máy tính tiền có cần ghi đầy đủ thông tin người mua?

Câu hỏi:

Tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (gọi tắt là hóa đơn máy tính tiền) có “thông tin người mua nếu người mua yêu cầu”. Vậy doanh nghiệp khi mua hàng hóa có phải yêu cầu nhà hàng lập hóa đơn máy tính tiền có đầy đủ thông tin doanh nghiệp để ghi nhận chi phí không?

Trả lời:

Tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (NĐ 123) quy định:

“5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

[…]

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.”

Tại Điều 56 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 56. Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ

1. Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.

2. Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.”

👉 Như vậy, NĐ 123 chỉ có quy định khi người tiêu dùng là cá nhân thì mới không phải thể hiện tên, địa chỉ trong một số trường hợp. Do đó, người mua là cơ sở kinh doanh thì phải yêu cầu người bán lập hóa đơn thể hiện đầy đủ “tên, địa chỉ, mã số thuế” của người mua (theo khoản 1 Điều 56 và điểm a khoản 5 Điều 10 nêu trên). Hóa đơn có đầy đủ thông tin người mua mới là hóa đơn hợp pháp để ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế GTGT.

Tại khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:

“3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

d) Thời điểm lập hóa đơn;

đ) Mã của cơ quan thuế.”

👉 Như vậy, TT 78 quy định rằng khi mua yêu cầu thì người bán phải lập hóa đơn máy tính tiền ghi thông tin người mua.

Tại Công văn 4803/TCT-CS ngày 27/10/2023, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

“1. Về nội dung hóa đơn điện tử có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Căn cứ quy định, hướng dẫn nêu trên, nội dung hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 và các Quyết định, Thông báo sửa đổi bổ sung (nếu có). Trường hợp người mua yêu cầu, người bán lập hóa đơn có thông tin “mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế” của người mua.”

Tại Công văn 4694/TCT-DNNCN ngày 24/10/2023, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

“Đối với hóa đơn điện tử có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT không bắt buộc phải có thông tin địa chỉ người mua. Tuy nhiên, người bán có trách nhiệm thực hiện kê khai đầy đủ thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số định danh cá nhân/mã số thuế) trên hóa đơn nếu người mua yêu cầu.”

Theo Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 (được đính chính bởi Thông báo số 547/TB-TCT ngày 03/8/2023): thẻ thông tin người mua bao gồm các thẻ con để thể hiện các chỉ tiêu tên, địa chỉ, mã số thuế.

TỔNG KẾT: Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn máy tính tiền thì bên mua là cơ sở kinh doanh vẫn phải yêu cầu bên bán lập hóa đơn ghi rõ thông tin người mua (bao gồm cả tên, địa chỉ, mã số thuế).{alertInfo}