Khai và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên được cử đi nước ngoài ra sao?

Câu hỏi: Doanh nghiệp tôi cử nhân viên đi làm việc tại nước ngoài thì thực hiện khấu trừ thuế và quyết toán thuế thay cho cá nhân như thế nào?

Trả lời:

Tại Điều 1 Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn:

“Điều 1. Người nộp thuế

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế của người nộp thuế như sau:

Đối với cá nhân cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập;

…

Đối với cá nhân không cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.

…

1. Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

…b) Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp sau:

…Trường hợp cá nhân có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo quy định tại khoản này nhưng thực tế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế mà cá nhân không chứng minh được là cá nhân cư trú của nước nào thì cá nhân đó là cá nhân cư trú tại Việt Nam.

Việc chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác được căn cứ vào Giấy chứng nhận cư trú. Trường hợp cá nhân thuộc nước hoặc vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định thuế với Việt Nam không có quy định cấp Giấy chứng nhận cư trú thì cá nhân cung cấp bản chụp Hộ chiếu để chứng minh thời gian cư trú.

…

4. Người nộp thuế theo hướng dẫn tại các khoản 1 và 2, Điều này bao gồm:

a) Cá nhân có quốc tịch Việt Nam kể cả cá nhân được cử đi công tác, lao động, học tập ở nước ngoài có thu nhập chịu thuế.”

Tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP không quy định cá nhân không cư trú phải thực hiện quyết toán thuế. Tại tiết d3 điểm d của khoản này quy định chỉ cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam mới phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định: (1) cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài trực tiếp khai thuế theo tháng/quý với cơ quan thuế, (2) cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.

Tại Công văn số 4936/TCT-TNCN ngày 25/10/2017, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp cá nhân là người Việt Nam được Công ty cử đi thực tập, đào tạo tay nghề tại Nhật Bản, cá nhân đó có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam nhưng thực tế có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế thì cá nhân được lựa chọn việc xác định tình trạng cư trú của cá nhân tại Việt Nam như sau:

- Nếu cá nhân chứng minh là đối tượng cư trú tại Nhật Bản theo quy định của Nhật Bản thì cá nhân được xác định là không cư trú tại Việt Nam và kê khai thu nhập chịu thuế TNCN phát sinh tại Việt Nam theo thuế suất toàn phần. Các khoản thu nhập phát sinh tại Việt Nam nếu Công ty đã khấu trừ và khai thuế TNCN theo Biểu thuế lũy tiến từng phần thì điều chỉnh lại theo thuế suất áp dụng đối với cá nhân không cư trú.

- Nếu cá nhân không chứng minh là đối tượng cư trú tại Nhật Bản theo quy định của Nhật Bản thì cá nhân được xác định là cư trú tại Việt Nam. Cá nhân có trách nhiệm kê khai thu nhập phát sinh tại Việt Nam và thu nhập phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam (nếu có) theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.”

Tại Công văn số 1040/CT-TTHT ngày 07/02/2017, Cục thuế TP.HCM hướng dẫn:

"Trường hợp Công ty theo trình bày có người lao động Việt Nam là nhân viên Công ty được cử đi làm việc dài hạn 2 năm tại Singapore (làm việc từ tháng 04/2017 đến tháng 03/2019 và ở Việt Nam dưới 183 ngày trong năm) nhưng vẫn duy trì nơi ở đăng ký thường trú tại Việt Nam, nếu người lao động không chứng minh được là cá nhân cư trú tại Singapore thì thuộc đối tượng cá nhân cư trú tại Việt Nam, phải kê khai nộp thuế TNCN tại Việt Nam, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập. Trường hợp Công ty chi trả thu nhập cho người lao động giai đoạn từ tháng 01/2017 đến tháng 03/2017 và từ tháng 04/2017 trở đi thu nhập từ hoạt động làm công tại Singapore do Công ty chi trả (Công ty tại Singapore sẽ hoàn lại chi phí tiền lương mà Công ty đã chi trả cho người lao động) thì Công ty có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên tổng thu nhập được Công ty chi trả, kết thúc năm nếu người lao động có giấy chứng nhận là cá nhân cư trú tại Singapore thì Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh cho tờ khai thuế TNCN theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính. Cá nhân nêu trên không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi rời Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài."

Tại Công văn số 5122/CT-TTHT ngày 01/6/2017, Cục thuế TP.HCM hướng dẫn:

“Trường hợp Công ty theo trình bày có người lao động là người Việt Nam trong năm 2016 làm việc ở 2 nước khác nhau (Việt Nam và nước ngoài) thì:

- Nếu cá nhân này xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam:

+ Cá nhân làm việc tại Việt Nam hay nước ngoài đều do Công ty trả lương (có một nguồn thu nhập tại Công ty) thì cá nhân này ủy quyền cho Công ty quyết toán thuế TNCN.

+ Trường hợp cá nhân này có 2 nguồn thu nhập (tại Công ty và nước ngoài) thì cá nhân tự đi quyết toán thuế TNCN, thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế đối với các khoản thuế TNCN đã khấu trừ để các cá nhân lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2016 theo quy định.

- Nếu cá nhân này xác định là cá nhân không cư trú tại Việt Nam thì không phải quyết toán thuế đối với cơ quan thuế.”

Tại Công văn số 27134/CTHN-TTHT ngày 14/7/2021, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn:

“Căn cứ các quy định trên và trình bày tại công văn hỏi của Tổng công ty, trường hợp cá nhân là người Việt Nam có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về cư trú (có nơi ở thường xuyên và đã đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú) được Tổng công ty cử sang nước ngoài làm việc nhưng thực tế cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế thì:

- Nếu cá nhân không chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác thì cá nhân đó được xác định là cư trú tại Việt Nam. Cá nhân có trách nhiệm kê khai thu nhập phát sinh tại Việt Nam và thu nhập phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam (nếu có) theo Biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng đối với cá nhân cư trú.

- Nếu cá nhân chứng minh là đối tượng cư trú của nước khác thì cá nhân được xác định là không cư trú tại Việt Nam và kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập phát sinh tại Việt Nam (không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập) theo thuế suất toàn phần áp dụng đối với cá nhân không cư trú.”

Tại Công văn số 73005/CT-TTHT ngày 13/11/2017, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Bà Vũ Thúy Hà được cử sang làm việc với Tổ chức Quốc tế Pháp ngữ ở Paris, Cộng hòa Pháp được trả lương và sống thường trú tại Pháp kể từ ngày 01/11/2017 thì:

+ Năm 2017: Bà Vũ Thúy Hà là cá nhân cư trú tại Việt Nam, Bà Hà có trách nhiệm kê khai thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam (nếu có) theo biểu lũy tiến từng phần,

+ Từ năm 2018: Nếu Bà Vũ Thúy Hà chứng minh là đối tượng cư trú tại Pháp theo quy định của Pháp thì được xác định là không cư trú tại Việt Nam. Cá nhân không cư trú chỉ phải kê khai, nộp thuế TNCN theo thuế suất 20% nếu phát sinh thu nhập chịu thuế TNCN tại Việt Nam theo hướng dẫn tại Điều 18 Thông tư số 111/2013/TT-BTC nêu trên.”

Phân tích:

Việc xác định thu nhập phát sinh tại Việt Nam hay không được cơ quan thuế căn cứ vào quốc tịch của tổ chức/cá nhân trả thu nhập. Theo đó, nếu tổ chức là doanh nghiệp tại Việt Nam trả thu nhập thì thu nhập đó được coi là phát sinh tại Việt Nam, kể cả trường hợp cá nhân nhận thu nhập thực hiện hợp đồng lao đồng tại nước ngoài.

Kết luận:

Cá nhân có quốc tịch Việt Nam kí hợp đồng lao động với doanh nghiệp và được doanh nghiệp cử đi công tác, lao động ở nước ngoài (sau đây gọi là “doanh nghiệp chủ quản”) nhưng cá nhân đó vẫn có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam và có mặt ở Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế thì doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Xác định tình trạng cư trú

• Nếu cá nhân không chứng minh được là đối tượng cư trú của một nước khác: là cá nhân cư trú của Việt Nam.
• Nếu cá nhân chứng minh được là đối tượng cư trú của nước ngoài: là cá nhân không cư trú của Việt Nam.

Bước 2: Kê khai và tính thuế

• Nếu là cá nhân cư trú thì tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần, cụ thể:
• Trường hợp chỉ có 1 nguồn thu nhập do doanh nghiệp chủ quản trả lương: doanh nghiệp khấu trừ thuế và kê khai theo tháng/quý, cuối năm được nhận ủy quyền quyết toán thuế cho cá nhân.
• Trường hợp vừa đó thu nhập do doanh nghiệp chủ quản trả lương, vừa có thu nhập tiền lương, tiền công từ đối tác nước ngoài: cá nhân tự khai thuế theo tháng/quý với thu nhập trả từ nước ngoài, doanh nghiệp khấu trừ và khai thuế theo tháng/quý với phần thu nhập do DN chi trả; cá nhân tự quyết toán thuế cuối năm.
• Nếu là cá nhân không cư trú thì tính thuế theo biểu thuế toàn phần: Doanh nghiệp chủ quản khấu trừ thuế và kê khai theo tháng/quý đối với thu nhập tiền lương, tiền công do mình chi trả. Cá nhân không cư trú không phải quyết toán thuế năm.

👉 Lưu ý: Cá nhân có quốc tịch Việt Nam ra nước ngoài công tác, lao động không phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.