Một số hiểu lầm thường gặp về hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính vừa có quyết định triển khai sớm hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại một số tỉnh/thành phố. Nhiều quy định mới về HĐĐT (đặc biệt là về hóa đơn có mã và không có mã) đã khiến người làm kế toán bị bất ngờ và bối rối.

1, Ai được dùng hoá đơn KHÔNG có mã?

Hiểu nhầm: Ai cũng được dùng hóa đơn không có mã, chỉ những doanh nghiệp, cá nhân có rủi ro cao mới phải dùng hóa đơn có mã.

Thực tế là: Việc triển khai HĐĐT nhằm mục đích tăng cường quản lý thuế GTGT, trong đó cơ chế cấp mã nhằm đảm bảo hóa đơn được kê khai nộp thuế đầu ra (thông qua gửi cơ quan thuế để cấp mã) mới có thể được sử dụng để kê khai khấu trừ đầu vào. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn có mã. Chỉ có các doanh nghiệp ở các ngành nghề đặc thù, phát sinh số lượng hóa đơn lớn, ít rủi ro mới được phép sử dụng hóa đơn không có mã.

Theo quy định hiện hành, điều kiện cần và điều kiện đủ để sử dụng HĐĐT không có mã như sau:

• Điều kiện cần (Điều 91, Luật Quản lý thuế):
• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và 
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. (Có thể thấy không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng các điều kiện về kĩ thuật này.)
• Điều điện đủ (Điều 18, Nghị định 123): nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

2, Ai phải chuyển dữ liệu hoá đơn cho cơ quan thuế?

Hiểu nhầm: Doanh nghiệp nào cũng phải chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải gửi hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất cùng ngày gửi cho người mua (theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Thực tế là: Cần phân biệt giữa "gửi hóa đơn đến CQT để cấp mã" với "chuyển dữ liệu hóa đơn". Tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định "chuyển dữ liệu hoá đơn" áp dụng với hoá đơn KHÔNG có mã. Đối với hoá đơn có mã, bên bán phải gửi cho cơ quan thuế từ lúc cấp mã (theo điểm b khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) nên không cần chuyển dữ liệu nữa. Quy trình như sau:

• Hóa đơn có mã: Bước 1 - Gửi đến cơ quan thuế để cấp mã, Bước 2 - Gửi hóa đơn có mã cho người mua
• Hóa đơn không có mã: Bước 1 - Gửi cho người mua, Bước 2 - Chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

Tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã nêu rõ chỉ áp dụng đối với hóa đơn không mã. Do đó, quy định chuyển dữ liệu hóa đơn cho CQT cùng ngày gửi cho người mua không áp dụng với hóa đơn có mã.

3, Có bị xử phạt khi chậm gửi hoá đơn có mã cho người mua?

Hiểu nhầm: Bị phạt tiền khi chậm gửi hóa đơn cho người mua theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Thực tế là: Khoản 3 Điều 21 Nghị định 123 chỉ quy định người bán phải gửi hóa đơn điện tử có mã đến người mua ngay sau khi nhận được từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP chỉ quy định về xử phạt đối với vi phạm liên quan tới "chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử". Như đã phân tích ở mục 2, "chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử" chỉ áp dụng với hóa đơn không có mã gửi cho CQT (sau khi đã gửi cho người mua). Nghị định 125 cũng không có quy định khác về xử phạt đối với hành vi chậm gửi hóa đơn cho người mua. Do đó, được hiểu rằng, chậm gửi hóa đơn (kể cả có mã hay không có mã) cho người mua thì không bị xử phạt.

Ảnh: freepik - pressfoto