Hủy hóa đơn điện tử TT 32 chưa sử dụng như thế nào?

Câu hỏi: Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC đã đăng kí phát hành nhưng chưa sử dụng phải hủy như thế nào?

Trả lời:

Tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (NĐ 123) quy định:

3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

👉 Như vậy, tại NĐ 123 không quy định về việc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định cũ.

Tại Điều 9 và Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC (TT 32) quy định:

- Hủy hóa đơn điện tử: Áp dụng với trường hợp HĐĐT đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ/chưa kê khai thuế.

- Tiêu hủy hóa đơn điện tử: Áp dụng với trường hợp HĐĐT hết thời hạn lưu trữ theo Luật Kế toán.

👉 Như vậy, tại TT 32 cũng không hề hướng dẫn việc hủy/tiêu hủy hóa đơn điện tử đối với các số đã đăng kí phát hành nhưng chưa lập.

Theo quy định tại TT 32, các nội dung về HĐĐT chưa được hướng dẫn với TT 32 thì thực hiện theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Do đó, chúng ta xem xét thêm quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (TT 39).

Tại Điều 21 và Điều 29 TT 39 quy định: 

Điều 21. Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

1. Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:

b) Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau:

- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều này.

...

Điều 29. Hủy hóa đơn

2. Các trường hợp hủy hóa đơn

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Như vậy, đối với HĐĐT không tiếp tục sử dụng nữa thì cần thực hiện: 1) thông báo không tiếp tục sử dụng với CQT bằng mẫu số 3.11 Phụ lục 3 TT 39 và được phản ánh vào Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, 2) hủy hóa đơn.{alertInfo}

Tại Công văn 5113/TCT-CS ngày 27/12/2021, Tổng cục Thuế hướng dẫn: "- Trong thời gian Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đang có hiệu lực thi hành, Cục thuế có thể hướng dẫn người nộp thuế gửi: Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu số TB03/AC) và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26) theo hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính để cơ quan thuế nhập vào ứng dụng Quản lý ấn chỉ. Đồng thời cơ quan thuế ban hành Thông báo hóa đơn của NNT hết giá trị sử dụng."

TÓM LẠI:

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các số hóa đơn điện tử cũ đã thông báo phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC cần thực hiện:

📌 Hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC (xem bên dưới).

📌 Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

📌 Phản ánh các số hóa đơn đã hủy do không tiếp tục sử dụng vào Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý thực hiện hủy. Sau khi chuyển hẳn sang HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ quý đầu tiên chỉ sử dụng duy nhất HĐĐT sẽ không cần phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.{alertInfo}

Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.