Hóa đơn thu phí đường bộ có cần ghi rõ tên bên mua là doanh nghiệp không?

Từ đầu năm 2021, hầu hết các trạm thu phí trên cả nước đã triển khai thu phí tự động không dừng. Theo đó, các đơn vị cung cấp dịch vụ thu phí tự động (VETC và VDTC) đã triển khai đồng bộ việc xuất hóa đơn điện tử thay cho vé giấy trước đây đối với phí dịch vụ sử dụng đường bộ.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế tình trạng lái xe làm rơi mất, làm nhàu nát hóa đơn, đồng thời tạo thuận tiện trong tra cứu, quản lý.

Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp chưa đăng kí tài khoản giao thông, dán thẻ thì xe vẫn phải di chuyển qua làn một dừng, trả tiền mặt để mua vé từng lần qua trạm. Lúc đó, các trạm sẽ xuất phiếu thu cho tài xế và hóa đơn điện tử chỉ hiển thị thông tin người mua là "Khách lẻ".

Vấn đề được nhiều kế toán quan tâm là hóa đơn "Khách lẻ" nói trên có được ghi nhận vào chi phí được trừ và kê khai thuế hay không?

Theo quy định tại điểm khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua. Như vậy, theo lẽ thông thường, hóa đơn "Khách lẻ" nói trên là không chấp nhận được.

Tuy nhiên, trường hợp của VETC và VDTC có một số công văn hướng dẫn đặc thù của cơ quan thuế.

Cụ thể, tại Công văn 5611/TCT-CS ngày 31/12/2019 của Tổng cục Thuế có hướng dẫn:

“2. Về kê khai, nộp thuế:
- Đối với khách hàng có phương tiện giao thông qua trạm: được sử dụng Vé điện tử (hoặc thông tin trên Vé điện tử tra tử hệ thống của VETC) để xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
3. Về tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua: Do đặc thù hoạt động thu phí tự động một dừng, trường hợp Công ty TNHH thu phí tự động VETC là đơn vị cung cấp dịch vụ thu phí tự động sử dụng Vé điện tử trong hoạt động thu phí tự động một dừng, trên Vé điện tử đã thể hiện biển số xe, thời điểm qua trạm thì trên Vé điện tử không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua.”

Tại Công văn 15757/BTC-TCT ngày 22/12/2020 của Bộ Tài chính có hướng dẫn:

“3.3. Về chỉ tiêu người mua trên hóa đơn điện tử thu phí tự động một dừng, không dừng. Do đặc thù của hoạt động thu phí tự động không dừng, một dừng. VDTC là đơn vị cung cấp dịch vụ thu phí tự động sử dụng hóa đơn điện tử thay thế vé điện tử:
- Đối với hoạt động thu phí tự động một dừng, trên hóa đơn điện tử đã thể hiện biển số xe, tên trạm thu phí, thời điểm qua trạm thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua.
- Đối với hoạt động thu phí tự động không dừng, trên hóa đơn điện tử đã thể hiện biển số xe, tên trạm thu phí, thời điểm qua trạm và các thông tin của khách hàng thì trên hóa đơn điện tử không phải có chữ ký điện tử của khách hàng.”

Như vậy, trường hợp xe qua làn thu phí tự động một dừng thì hóa đơn điện tử xuất với tên người mua là "Khách lẻ" được chấp nhận để ghi nhận chi phí được trừ và kê khai thuế GTGT. 

Doanh nghiệp cần đảm bảo biển số xe trên hóa đơn điện tử (trong phần thông tin dịch vụ) là xe được đăng kí với tên của doanh nghiệp.

Ngoài ra, Tổng cục Thuế cũng cho phép các trường hợp sau không cần ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp trên hóa đơn:

- Doanh nghiệp giao xe thuộc sở hữu của doanh nghiệp cho cá nhân trong doanh nghiệp quản lý, sử dụng cho hoạt động kinh doanh (cá nhân đứng tên đăng kí tài khoản giao thông)

- Doanh nghiệp thuê xe của cá nhân hoặc doanh nghiệp khác để sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh và trong thời gian thuê xe doanh nghiệp đi thuê phải thanh toán khoản phí khi qua các trạm thu phí tự động không dừng

(Theo Công văn 1231/TCT-DNL ngày 3/4/2017 của Tổng cục Thuế)

Tóm lại, hóa đơn có người mua là "Khách lẻ" với thông tin biển số xe khớp với phương tiện thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì đủ điều kiện là hóa đơn hợp pháp.

Tuy nhiên, với sự tiện lợi của dịch vụ thu phí không dừng (tiết kiệm thời gian qua trạm, không phải chuẩn bị tiền lẻ, quản lí tập trung hóa đơn theo tài khoản của doanh nghiệp,...) thì các doanh nghiệp nên cân nhắc việc đăng kí tài khoản giao thông để nộp tiền phí trực tuyến và qua trạm theo hình thức không dừng (hóa đơn được xuất theo tên doanh nghiệp đã đăng kí tài khoản giao thông). 

Ảnh: VETC, dantri