Tổng hợp về đóng dấu và chữ ký của người bán trên hóa đơn

Tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính chỉ quy định về tiêu thức "người bán hàng". Tuy nhiên, trên thực tế, một số doanh nghiệp bán hàng còn có tiêu thức "thủ trưởng đơn vị" bên cạnh tiêu thức "người bán hàng" trên hóa đơn. Vậy việc đóng dấu và kí trên hóa đơn vừa có tiêu thức "người bán hàng", vừa có tiêu thức "thủ trưởng đơn vị" sẽ được thực hiện như thế nào?

1. Văn bản hướng dẫn

Trước hết, việc đóng dấu và ký của người bán sẽ thực hiện theo các văn bản hướng dẫn sau:

- Tại tiết d, khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC

"d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

- Tại Công văn số 5552/TCT-CS ngày 01/12/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn:

"Căn cứ các quy định trên, trường hợp Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới (Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng) ký thừa ủy quyền tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn thì khi bán hàng, Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị", ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền. Trường hợp không được ủy quyền đóng dấu trên chữ ký thì đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

- Tại Công văn số 2515/TCT-CS ngày 22/6/2018 của Tổng cục Thuế hướng dẫn:

"Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH TI2 Shipping Việt Nam đã sử dụng chữ ký dấu khắc sẵn đóng lên tất cả các hóa đơn đầu ra từ tháng 11/2016 đến 20/3/2017 thì đề nghị Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh căn cứ quy định nêu trên và quy định về pháp luật hóa đơn và tình hình thực tế để xử lý theo quy định."

- Tại Công văn số 540/CT-TTHT ngày 19/01/2016 của Cục thuế TP.Hồ Chí Minh hướng dẫn:

"Trường hợp hóa đơn của Công ty có 2 tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” và “người bán hàng”, nếu người đại diện theo pháp luật của Công ty ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký thay thì phải đóng dấu của Công ty vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, nếu thủ trưởng Công ty đã ký tên và đóng dấu tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì không được đóng dấu treo vào phía trên bên trái tờ hóa đơn. Việc Công ty đóng dấu 2 lần trên cùng một tờ hóa đơn (một dấu đóng ở tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, một dấu treo đóng phía trên bên trái của tờ hóa đơn) là không đúng quy định."

- Tại Công văn số 46422/CT-THTT ngày 10/07/2017 của Cục thuế TP.Hà Nội hướng dẫn:

"Căn cứ quy định nêu trên, Cục thuế TPHN trả lời theo nguyên tắc sau:

+ Trường hợp người đại diện pháp luật, thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “người bán hàng” thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn theo quy định tại Khoản 2(d) Điều 16 Chương III Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

+ Đối với trường hợp trên hóa đơn GTGT của đơn vị có đồng thời cả 2 tiêu thức ''người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)” và “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” nếu thủ trưởng đơn vị đã ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì không cần ký vào tiêu thức “người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn.

+ Nếu trên hóa đơn không có tiêu thức “người bán hàng” mà thay vào đó là “người lập” hay “thủ trưởng đơn vị” nếu các chỉ tiêu trên hóa đơn đầy đủ, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ để hạch toán kế toán."

- Tại Công văn 979/CT-TTHT ngày 26/3/2020 của Cục thuế tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn:

"Căn cứ quy định trên, trường hợp khi Công ty lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho người mua, nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" thì phải có giấy ủy quyền cho kế toán trưởng, kế toán trưởng phải ký, ghi rõ họ tên vào tiêu thức "Người bán hàng" trên hóa đơn và thực hiện đóng dấu treo của Công ty vào phía trên bên trái tờ hóa đơn, tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" không ký (bỏ trống)."

2. Thực hiện

2.1. Đối với hóa đơn có chỉ có tiêu thức “Người bán hàng”:

Thủ trưởng ký vào tiêu thức “Người bán hàng” thì đóng dấu dưới tiêu thức “Người bán hàng”.

Trường hợp thủ trưởng bên bán không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng bên bán cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

2.2. Đối với hóa đơn có 2 tiêu thức “Người bán hàng” và “Thủ trưởng đơn vị”:

Nếu người đại diện theo pháp luật/thủ trưởng của bên bán ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký thay thì phải đóng dấu của bên bán vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Nếu thủ trưởng của bên bán đã ký tên và đóng dấu tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì phải đóng dấu dưới tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, không được đóng dấu treo vào phía trên bên trái tờ hóa đơn (việc đóng dấu 2 lần trên 1 tờ hóa đơn là không đúng quy định), đồng thời không cần ký vào tiêu thức “người bán hàng” trên hóa đơn.

Trường hợp Thủ trưởng bên bán ủy quyền cho cấp dưới (Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng) ký thừa ủy quyền tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn thì khi bán hàng, Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị", ghi rõ họ tên và đóng dấu của bên bán theo ủy quyền. Trường hợp không được ủy quyền đóng dấu trên chữ ký thì đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Việc ủy quyền thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền. Bên mua yêu cầu bên bán cung cấp văn bản ủy quyền trong trường hợp có ủy quyền.

Lưu ý chung: Không được đóng dấu chữ ký khắc sẵn trên hóa đơn.

Quy định về ký ban hành văn bản của Chính phủ

Tại Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

"Điều 13. Ký ban hành văn bản

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này."

Ảnh: freepik