Không chỉ thẻ, chuyển khoản từ tài khoản cá nhân cũng được chấp nhận

Việc Tổng cục Thuế ban hành Công văn 5465/TCT-KK ngày 25/11/2016 hướng dẫn mua sắm hàng hóa, dịch vụ nói chung bằng thẻ tín dụng của người lao động đã tạo thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động mua sắm hành chính - quản trị. 

Tuy nhiên, với sự phát triển của các dịch vụ ngân hàng trong thời gian gần đây, thẻ tín dụng không còn là phương tiện thanh toán cơ động duy nhất mà các cá nhân có thể sử dụng. Người lao động hoàn toàn chỉ cần dùng smart phone cài đặt các ứng dụng mobile banking của các NHTM đều có thể thanh toán cho người bán mà không cần tới thẻ cứng vật lý.

Thực tế này đặt ra câu hỏi cho hoạt động kế toán thuế tại nhiều doanh nghiệp: Liệu hàng hóa, dịch vụ được thanh toán bằng tài khoản ngân hàng (không dùng thẻ tín dụng) thì có được ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế GTGT hay không?

Giải đáp vướng mắc này, Cục thuế Hà Nội đã có Công văn 48507/CT-TTHT ngày 12/7/2018 hướng dẫn:

"Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có giá trị từ hai mươi (20) triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) cho bên bán bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản cá nhân đó sang tài khoản của bên bán, sau đó Công ty thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty vào tài khoản cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính hoặc quy chế quản trị của Công ty, đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty; có hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân thì Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Công ty chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên."

Tại Công văn 2510/CT-TTHT ngày 23/3/2017, Cục thuế TP.HCM cũng hướng dẫn:

Trường hợp Công ty theo trình bày chi tạm ứng tiền vào tài khoản cá nhân của nhân viên (bằng chuyển khoản) và ủy quyền cho nhân viên thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp (bằng hình thức internet banking), nếu việc thanh toán ủy quyền này được quy định cụ thể tại hợp đồng và quy chế nội bộ của Công ty thì các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ này đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Như vậy, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể cho phép cá nhân người lao động mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản bên bán. Để chi phí hàng hóa, dịch vụ mua bằng cách thức này được cơ quan thuế chấp nhận, các doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo:

• Sau khi cá nhân mua, Công ty thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty vào tài khoản cá nhân,
• Hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính hoặc quy chế quản trị của Công ty,
• Có hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty.

Ảnh: Forbes