Ngày hóa đơn và ngày kí hóa đơn điện tử có phải trùng nhau không?

Câu hỏi: 

Ngày hóa đơn và ngày kí hóa đơn điện tử có phải trùng nhau không?

Trả lời:

[Lưu ý: Nội dung trả lời áp dụng với các hóa đơn được phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Về vấn đề này, các hóa đơn phát hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì áp dụng theo quy định cụ thể đã có sẵn tại văn bản.]

Tại Công văn 1596/CT-HCQTTVAC ngày 26/6/2018, Cục thuế Bắc Ninh hướng dẫn:

"Đối với việc áp dụng hóa đơn điện tử thì việc lập hóa đơn điện tử chỉ được coi là hoàn thành và có giá trị pháp lý khi người bán thực hiện ký điện tử theo quy định của pháp luật [...]

Do vậy, ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký hóa đơn điện tử phải thực hiện đồng thời cùng với ngày xuất hàng, giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua (hóa đơn điện tử chỉ nhảy số thứ tự hóa đơn sau khi bên bán đã hoàn thành việc ký điện tử).

Cơ quan thuế không chấp nhận việc ngày lập hóa đơn điện tử khác với ngày ký điện tử trên hóa đơn vì đơn vị chỉ được kê khai khấu trừ thuế đối với những hóa đơn có đủ chữ ký điện tử và ngày ký điện tử."

Tại Công văn 9136/CT-TTHT ngày 29/11/2018, Cục thuế Đồng Nai hướng dẫn:

"2. Khi công ty lập hóa đơn điện tử hoặc nhận hóa đơn điện tử từ người bán thì "chữ ký số, chữ ký điện tử" gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu quy định tại Điều 28 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2017 của Chính phủ phải trùng với với ngày, tháng, năm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử nêu trên là hợp lệ theo quy định tại Điều 6, Điều 7 và Điều 9 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ. Công ty được sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế theo quy định của luật thuế GTGT..."

Tại Công văn 5440/CT-TTHT ngày 24/6/2019, Cục thuế Quảng Nam hướng dẫn:

"Như vậy, HĐĐT có giá trị pháp lý khi được lập và ký điện tử (ngày lập hóa đơn và ngày ký HĐĐT phải cùng một ngày). Công ty căn cứ vào ngày lập và ký HĐĐT để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế theo quy định."

Tại Công văn 49854/CT-TTHT ngày 26/6/2019, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn:

"6. Các nội dung vướng mắc khác
- Về ngày ghi trên hóa đơn và ngày của chữ ký số trên hóa đơn;
...
Cục thuế TP Hà Nội đang có công văn báo cáo Tổng cục Thuế, khi có văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Cục thuế TP Hà Nội sẽ hướng dẫn Công ty thực hiện."

Tại Cổng thông tin điện tử, Bộ Tài chính hướng dẫn:

"Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp bạn phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định."

Như vậy, có sự hướng dẫn chưa thống nhất từ cơ quan thuế/tài chính về việc ngày hóa đơn có bắt buộc trùng với ngày kí hóa đơn điện tử hay không.

Về việc này, chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật khi có các hướng dẫn chính thức từ Tổng cục Thuế.

[Cập nhật 1]

Ngày 26/8/2019, Tổng cục Thuế đã có Công văn 3371/TCT-CS gửi Cục thuế Hà Nội trả lời về vấn đề này. Tuy nhiên, câu trả lời được đánh giá là vòng vo, né tránh, không trả lời trực tiếp vào vấn đề được hỏi, tiếp tục gây khó khăn khi áp dụng. 

Cụ thể, tại Công văn 3371/TCT-CS hướng dẫn:

Căn cứ quy định trên:
- Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Khi lập hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
- Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì thời điểm lập hóa đơn điện tử và nội dung hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 6, Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Sau Công văn 3371/TCT-CS, các Cục thuế tiếp tục có các cách hiểu khác nhau về vấn đề này.

[Cập nhật 2]

Tại Công văn 17202/CT-THTT ngày 23/8/2019, Cục thuế Bình Dương hướng dẫn:

"Trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký hóa đơn thì Công ty phải lập, ký và gửi hóa đơn điện tử cho người mua trong cùng một ngày, ngày lập hóa đơn điện tử thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 7, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018. Trường hợp do đặc thù hoạt động mà ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại công văn số 812/TCT-DNL ngày 13/3/2019."

Như vậy, tại công văn nói trên của Cục thuế Bình Dương đã cho phép ngày kí hóa đơn được chênh lệch sau 1 ngày sau ngày hóa đơn. Tuy nhiên, Cục thuế Bình Dương cũng chưa quy định cụ thể các trường hợp như thế nào thì được xem là đặc thù. Điều này khiến các DN vẫn chần chừ, chưa dám chấp nhận các hóa đơn bên bán xuất có chênh lệch ngày hóa đơn và ngày ký.

Trong khi đó, Công văn 812/TCT-DNL chỉ hướng dẫn cho một trường hợp cụ thể, không hướng dẫn chung.

[Cập nhật 3]

Tại Công văn 28308/CT-TTHT ngày 11/12/2020, Cục thuế tỉnh Bình Dương hướng dẫn:

"Hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập hóa đơn theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian ký hóa đơn điện tử không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử nên Công ty căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán kế toán theo quy định."

Công văn này đã làm rõ hơn hướng dẫn (ẩn ý) của TCT theo Công văn 812/TCT-DNL. Việc TCT hướng dẫn nội dung hóa đơn điện tử thực hiện theo TT 32 được hiểu như diễn giải của Cục thuế tỉnh Bình Dương: thời gian ký hóa đơn điện tử không phải là chỉ tiêu bắt buộc. 

Tuy nhiên, cần lưu ý câu chữ ở đây. Nếu vẫn hiển thị thời gian ký số thì Cục thuế yêu cầu việc này phải "thực hiện theo đúng quy định của pháp luật." Như vậy, phần khó được Cục thuế đẩy sang cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp buộc phải nghiên cứu các quy định về kế toán, về giao dịch điện tử để thực hiện đúng quy định về thời gian ký số.

Để tránh các rủi ro, doanh nghiệp vẫn cần thiết kế quy trình phù hợp để đảm bảo ngày kí số, kí điện tử trùng với ngày hóa đơn.

Ảnh: freepik - rawpixel-com