File PDF của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý?

Cục thuế tỉnh Bình Dương vừa có hướng dẫn về ý nghĩa và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử thể hiện ở các định dạng file khác nhau.

Tại Công văn 12973/CT-THTT ngày 25/7/2019, Cục thuế tỉnh Bình Dương hướng dẫn:

"File XML (Extensible Markup Language) là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Đây là một dạng ngôn ngữ đánh dấu, có chức năng dữ liệu và mô tả nhiều loại dữ liệu khác nhau. Mục đích chính của XML là đơn giản hóa việc chia sẻ dữ liệu giữa các platform và các hệ thống được kết nối với mạng Internet. Chính vì vậy, XML có tác dụng rất lớn trong việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống.

File PDF (Portable Document Format) là định dạng file văn bản phổ biến của Adobe Systems, giữ lại tất các những gì mà tác giả viết trong tài liệu, tuy nhiên vẫn có thể chỉnh sửa được thông qua một phần mềm khác.

Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty bán hàng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML. Trong đó file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML. Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy và phải đảm bảo theo quy định tại Điều 15 Luật giao dịch điện tử số 51/2008/QH11."

Tại website của Bộ Tài chính hướng dẫn:

"Từ các căn cứ nêu trên: Trường hợp Độc giả mua hàng hóa và được người bán chuyển hóa đơn điện tử bằng file PDF, không có file XML là không đúng quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính (file PDF không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử). Đề nghị độc giả liên hệ với người bán hàng để được cung cấp hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người mua và người bán quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Khi xuất trình hóa đơn điện tử lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý quy định tại Khoản 1, khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 và Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính.

Trường hợp Độc giả mua hàng hóa và được người bán chuyển hóa đơn điện tử bằng File XML, để đọc được định dạng XML Độc giả có thể vào trang thuedientu.gdt.gov.vn chọn mục Hỗ trợ cài đặt phần mềm đọc file XML tải về máy tính cá nhân để đọc dữ liệu."

Tại website của Bộ Tài chính hướng dẫn:

"Căn cứ các hướng dẫn nêu trên, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119 nêu trên bằng phương tiện điện tử.

Vì vậy, khi Công ty gửi mail hóa đơn cho  người mua, hệ thống sẽ phải gửi file hóa đơn điện tử và file bản thể hiện của hóa đơn điện tử dạng PDF (nếu có) thì bản thể hiện này chỉ là bản chụp của hóa đơn đó, và không phải hóa đơn điện tử. Không có quy định phải in chuyển đổi từ hệ thống để gửi cho người mua. Nếu người mua có yêu cầu về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì Công ty phải thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định tại Điều 12, Thông tư 32 đã nêu trên."

Tại website của Bộ Tài chính hướng dẫn:

"Căn cứ quy định nêu trên và trình bày của độc giả (Bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi email hóa đơn điện tử cho Công ty chỉ có file pdf), thì việc gửi hóa đơn điện tử như trên chưa đúng quy định tại khoản 1 Điều 4 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính."

Như vậy, cần lưu ý:

• Bên bán cần lưu trữ song song 2 file XML và PDF.
• Bên bán bắt buộc phải gửi cho người mua file XML (file PDF không bắt buộc phải gửi). 
• Bên bán không phải in chuyển đổi (in thêm các kí hiệu theo quy định tại Thông tư 32) để gửi cho người mua.
• File XML có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
• File PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý.