Một số lưu ý về hóa đơn điện tử trong thời gian chuyển tiếp

Nghị định 119/2018/NĐ-CP (NĐ 119) của Chính phủ đã có hiệu lực từ 1/11/2018, đồng thời Thông tư 68/2019/TT-BTC (TT 68) đã có hiệu lực từ 14/11/2019. Trong khi đó, Thông tư 32/2011/TT-BTC (TT 32) ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn có hiệu lực.

Vậy trong thời gian chờ thông tư hướng dẫn NĐ 119, việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ được hiện theo các quy định nào?

I. Hướng dẫn chung của Bộ Tài chính

Tại Khoản 10, Phụ lục Công văn số 14192/BTC-TCT ngày 15/11/2018, Bộ Tài chính hướng dẫn:

"- Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì các cơ sở kinh doanh vẫn thực hiện phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng (nếu thuộc trường hợp mua hóa đơn) và tiếp tục thực hiện các thủ tục hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP."

Như vậy, việc phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện các thủ tục hành chính về hóa đơn điện tử tiếp tục thực hiện theo quy định TT 32 cho đến khi có thông tư thay thế TT 32.

II. Hướng dẫn cụ thể của các cơ quan thuế

1. Về ngày lập hóa đơn và ngày kí hóa đơn điện tử

Xem chi tiết tại đây.

2. Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại NĐ 119, chữ ký điện tử của người mua là tiêu thức không bắt buộc (tiết g, khoản 1, Điều 6).

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019, việc thực hiện quy định về chữ ký điện tử của người mua tiếp tục áp dụng hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016. Cụ thể:

"Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua".

3. Về chữ ký trên văn bản thỏa thuận trong trường hợp phát hiện sai sót

Theo quy định tại NĐ 119, hóa đơn điện tử có sai sót thì bắt buộc phải hủy, lập hóa đơn mới thay thế dựa trên văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (Điều 17 và Điều 24). Tuy nhiên, NĐ 119 chưa hướng dẫn cụ thể hình thức của văn bản thỏa thuận.

Theo quy định tại TT 32, trường hợp hóa đơn điện tử đã được 2 bên kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót "thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót."

Tuy nhiên, theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019, hiện tại (trong thời gian chưa có thông tư hướng dẫn NĐ 119), doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh sai sót dựa trên văn bản thỏa thuận bằng giấy (không cần chữ ký điện tử của 2 bên). Cụ thể:

"Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập cho khách hàng sau đó phát hiện sai sót theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Ngân hàng TNHH Indovina và khách hàng lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định pháp luật về ủy quyền của người mua và người bán. Ngân hàng TNHH Indovina lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính."

Trước đó, tại Công văn số 29281/CT-TTHT ngày 6/5/2019, Cục thuế Hà Nội vẫn hướng dẫn thực hiện theo quy định tại TT 32, tức là "người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót". Nội dung này là chưa phù hợp với hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế tại Công văn 2296/TCT-DNL nói trên và tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019.

4. Về lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Tại Công văn số 68/TCT-CS ngày 5/1/2019, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

"Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không bị giới hạn về số dòng trên một tờ hóa đơn nên hóa đơn điện tử không lập cùng bảng kê."

Tại Công văn số 49854/CT-TTHT ngày 26/6/2019, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn:

"Công ty không được lập hóa đơn điện tử không đầy đủ danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa cho khách hàng trong đó có những hàng hóa không được hiển thị trong hóa đơn điện tử."

Như vây, hóa đơn điện tử không được lập cùng bảng kê. Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ đã bán, cung cấp cho khách hàng.

5. Về điều kiện của hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Tại Công văn số 45565/CT-TTHT ngày 13/6/2019, Cục thuế Hà Nội hướng dẫn:

"Trong thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngay 17/01/2014 của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành. Do vậy, việc quản lý, sử dụng HĐĐT trong thời gian này thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Từ ngày 01/11/2020, việc quản lý, sử dụng HĐĐT thực hiện thống nhất theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.

Trong giai đoạn từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, việc chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy, đề nghị Chi nhánh nghiên cứu và thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên."

Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy vẫn thực hiện theo Điều 12, TT 32.

Điều này đã được Tổng cục Thuế khẳng định trong Công văn 3387/TCT-CS ngày 26/08/2019 gửi Cục thuế Cần Thơ.

6. Về giá trị pháp lý của hóa đơn do người bán chuyển đổi thành giấy cung cấp cho người mua

Theo quy định tại Nghị định 119, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, không có giá trị thanh toán (Khoản 3, Điều 10). Tuy nhiên, tại Thông tư 32 quy định hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý.

Về vấn đề này, tại Công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

"Căn cứ quy định nêu trên, Ngân hàng TNHH Indovina thực hiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011, trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng TNHH Indovina không nhất thiết phải có dấu của người bán. Ngân hàng TNHH Indovina phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Khách hàng của Ngân hàng TNHH Indovina được sử dụng HĐĐT chuyển đổi này để kê khai, khấu trừ thuế, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và lưu trữ kế toán theo quy định."

Như vậy, hóa đơn điện tử do người bán chuyển đổi cung cấp cho người mua vẫn có thể sử dụng để khai, khấu trừ thuế, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình.

Cần lưu ý: trước đó, một số Cục thuế địa phương đã căn cứ trên quy định tại Nghị định 119 để hướng dẫn hóa đơn điện tử chuyển đổi không có giá trị thanh toán, từ đó một số kế toán viên cho rằng hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý. Ví dụ, tại Công văn 3790/CT-THTT ngày 5/6/2019, Cục thuế Đồng Nai hướng dẫn:

"Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy (không phải là hóa đơn giấy), Công ty sử dụng chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nêu trên làm cơ sở thanh toán là không phù hợp với quy định tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ."

Do đó, các doanh nghiệp cần theo dõi các công văn mới nhất của Tổng cục Thuế để thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử thay vì chỉ thực hiện theo các hướng dẫn của Cục thuế địa phương.

7. Về chuyển dữ liệu hóa đơn

Tại Khoản 2, Điều 36, NĐ 119 quy định:

"Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn."

8. Về xử lí sai sót khi chưa gửi hóa đơn cho người mua

Tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC chỉ hướng dẫn đối với trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua (cụ thể hơn là chưa giao và đã giao hàng hóa). Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều trường hợp sai sót được phát hiện khi hóa đơn chưa gửi cho người mua.

Về vấn đề này, tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019, Tổng cục Thuế hướng dẫn:

"- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền."

Như vậy, đối với các hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp thực hiện hủy, lưu hóa đơn đã hủy; đồng thời lập hóa đơn mới để gửi cho người mua.